In 10 Schritten zur Digitalen Transformation

Die Digitalisierung stellt im Moment alle Unternehmen vor große Herausforderungen. Wie können bestehende Strukturen und Prozesse, die bisher zum Erfolg geführt haben, digital transformiert werden, um weiterhin am Markt bestehen zu können?

Es besteht die Sorge, dass kein Stein auf dem anderen bleibt und herkömmliche Prozesse und Mechanismen auf den Kopf gestellt werden müssen. Reicht es wie bisher eine Strategie mit einem Horizont von 2-3 Jahren zu verfolgen ohne agile Zwischenschritte? Wohl kaum, die Entwicklung der digitalen Veränderungen wird uns schneller als bisher gewohnt überholen! Die Angst und Sorge nimmt zu und es besteht die Gefahr der daraus resultierenden Unbeweglichkeit. Die Frage steht im Raum, ob nur die neuen Start-Ups alle Voraussetzungen mitbringen für die rasante Entwicklung der Digitalisierung.

Doch es gibt für alle Unternehmen, auch für „alte Hasen“, also für lange am Markt bestehende Unternehmen ausreichend Möglichkeiten, diese Herausforderungen zu meistern.

1. Digitalisierung als Chefsache

Digitalisierung gehört auf die Board-Agenda und es ist Voraussetzung für die Zukunft des Unternehmens, einen Digital IQ im Unternehmen zu etablieren. Denn eine digitale Transformation ist keine einmalige Anpassung, sondern ein intensiver, konstant fortlaufender Veränderungsprozess. Hierfür ist neues Denken erforderlich: Im Board muss verstanden werden, was digitale Transformation ist und was sie fürs Unternehmen bedeutet, so dass eine digitale Vision und auch Strategie in weiterer Folge entwickelt werden kann.

Das Ziel ist es, die Digitale Transformation als zentraler Bestandteil der Unternehmensstrategie zu verankern. Nur so ist eine stetige, schnell fortlaufende Weiterentwicklung möglich.

„If you can’t understand the new world of digital, fire yourself.

Build an executive team that is digital-first. Make sure there is a techie on the board of directors.

If the board has a low digital IQ, the company will have a low digital IQ.“

– George Colony, CEO Forrester Research

2. Agile Organisation, Einsatz von digitalen Talenten

Digitalisierung erfordert neue Führungsstrukturen … es reicht nicht mehr nur aus, Top-Down organisiert zu sein. Die Mitarbeiter müssen die Grundmechanismen der Digitalisierung verstehen. Hierbei ist zu beachten, dass dies einen enormen Kulturwandel für die gesamte Organisation bedeutet. Regelmäßige Informationen und Weiterbildungen der Mitarbeiter sind daher Grundvoraussetzung. Ebenso sollte bei Neuanstellungen darauf geachtet werden, dass digitale Kompetenzen vorhanden sind.

In der Organisation wird gemeinsam an einer digitalen Vision für das Team, die Abteilung, die Organisation gearbeitet und diese ausformuliert. Daran können neue Ideen, Ansätze oder auch Verbesserungsvorschläge gemessen werden.

Voraussetzung dafür ist eine Schaffung eines interdisziplinären Teams über alle Abteilungen hinweg, welches direkt an die Geschäftsleitung berichtet. Falls notwendig, sollte ein Chief Digital Officer (CDO) benannt werden.

Nicht nur entsteht so eine hohe Motivation bei den Mitarbeitern, sondern bedeutet dies das aktive Verankern der digitalen Transformation in der Organisation. Es werden selbstregelnde Systeme geschaffen, Energien identifiziert und freigesetzt und diese bottom-up zur Verfügung gestellt (Stichwort Digital Governance).

Vor allem muss es erlaubt sein Ideen zu entwickeln, zu äußern und an eigenen Ideen für ein digitales Unternehmen zu arbeiten. Es muss eine Kultur des Intrapreneurship entstehen, als ganz wesentliches kulturelles Element des digitalen Wandels.

3. Aufsetzen einer digitalen Agenda

Hierzu gehört eine Analyse der Bereiche und Prozesse des Unternehmens. Welche Prozesse gibt es bereits, welche sind schon digitalisiert und welche sollten es in einem nächsten Schritt idealerweise sein? Wo stecken noch Automatisierungspotentiale und welche Prozesse sind ggf. sogar obsolet.

„Wenn Sie einen Scheißprozess digitalisieren, dann haben Sie einen scheiß digitalen Prozess„

– Thorsten Dirks, CEO Telefónica Deutschland AG

Am Beginn jeder Überlegung muss ein Problem stehen, das man löst oder ein Bedürfnis, das man deckt oder einem Verbesserungspotential (schnellerer Service, agilerer Prozess). Digitale Initiativen scheitern in der Regel dann, wenn die Technik im Fokus steht („wir brauchen eine App“, „wir sollten etwas mit beacons machen“, …).

In einer agilen, digital transformierten Organisation werden die Projekte möglichst klein und greifbar gehalten (siehe Punkt 7). Halten Sie kleine Optimierungspotentiale auf einer kurzfristig angelegten Digitalagenda fest und arbeiten Sie sie agil und iterativ ab.

4. Externe Unterstützung

Um eine gewisse Betriebsblindheit zu vermeiden und alle Potentiale auszuschöpfen macht es Sinn, sich eine Außensicht mit an Boot zu holen. Am besten durch einen Experten, der bereits Erfahrung und digitale DNA mitbringt.

Die Unterstützung externer Experten hat einen zusätzlichen positiven Effekt: Veränderungsprozesse – vor allem wenn sie derart disruptiv und schnell passieren müssen wie das teilweise durch die digitale Transformation notwendig ist – treffen natürlich auf massive Widerstände in der Belegschaft: von Bereichen, deren Geschäftsmodell plötzlich in interner Konkurrenz zu neuen Geschäftsmodellen steht, über Führungskräfte, die sich entmachtet fühlen, bis hin zu Mitarbeitern, die um Ihren Arbeitsplatz fürchten.

Ein externer Berater kann die notwendigen Veränderungen im Sinne des Change Managements begleiten und Widerstände rechtzeitig in Energie für das Projekt auflösen.

5. Kunden & Partner frühzeitig einbinden

Um weiterhin erfolgreich zu bleiben, reicht es nicht mehr aus, „nur Ideen“ zu haben. Es muss ein konkretes Problem, ein konkreter Wunsch des Kunden gelöst werden. Kundenzentrierung ist alles! Dies bedeutet oft ein völliges Umdenken in Unternehmen. Um dies zu gewährleisten, kann eine frühzeitige Einbindung von Kunden und Partnern erfolgsentscheidend sein.

Wichtig ist dies auch deshalb, weil die Kunden, bzw. die Partner sich ebenfalls in einer digitalen Evolution befinden und einen entsprechenden Grad an Digitalisierung erreicht haben. Hier müssen passende Schnittstellen geschaffen werden.

Überlegenswert kann es sein, Kooperationen mit Start-Ups in Betracht zu ziehen. Diese können einen enormen Boost an Innovation und letztlich zum unternehmerischen Erfolg bedeuten.

6. Digitale Arbeitsumgebung & Arbeitsweise schaffen

Digitales Denken kann nur dann alle Bereiche des Unternehmens durchdringen, wenn Mitarbeiter eine entsprechende Arbeitsumgebung, Arbeitsmittel und Führungstruktur vorfinden.

Stichworte hierzu: Collaboration Tools, Organisation der Büros, arbeitsplatzunabhängiges Arbeiten, Austauschplattformen, Cloud computing, etc.

„It’s all about leadership. It’s as simple as that. Simple answer, difficult solution“

– Vicky Browning, Director CharityComms

7. 90-Tage-Sprints als Voraussetzung für die Erreichung der Unternehmensziele

Ein Plan und Projekte für die nächsten 5-10 Jahre ist nicht mehr state of the art bzw. dient nur noch als grobe Orientierung und bedarf einer sehr viel kurzfristigeren digitalen Orientierung.

Um erfolgreich zu bleiben, bzw. den eigenen Erfolg auszubauen sind kurze Projektzyklen immer wichtiger. Diese sollten nicht länger als 90 Tage sein. Sie orientieren sich an der digitalen Vision und Strategie des Unternehmens, sind aber schnell umsetzbar und können schnell umgesetzt werden. Es ist wichtig schnell Resultate zu sehen und Erfolge zu feiern und darauf weitere Projekte aufzubauen.

Bei längeren Projektzyklen besteht sonst die Gefahr, das Ziel vor Augen zu verlieren oder Gefahr zu laufen, dass das ursprüngliche Ziel durch die Veränderung des Umfeldes mittlerweile obsolet ist oder sich grundlegend verändert hat.

8. Implementierung der Projekte – der Rollout

Hier geht es um das erfolgreiche Umsetzen und die Transformation in das Unternehmen.

Wichtiger Bestandteil hierbei sind Schulung, Training und Coaching der Mitarbeiter. Die Veränderungen sind enorm und die Mitarbeiter müssen in ihrer Entwicklung Schritt halten. So müssen teilweise Strukturen angepasst und verändert werden, Systeme und Infrastruktur angepasst werden und Zuständigkeiten auf operativer Ebene verankert werden.

Ein Zweiter Aspekt der Implementierung ist das Einbinden der geschaffenen Lösungen in bestehende Unternehmensstrukturen. Agile Projekte, die erfolgreich agil aber außerhalb der bestehenden Kontrollmechanismen und unabhängig von den IT Kernsystemen entstanden sind, müssen danach möglichst einfach in den „regulierten“ Unternehmenskern integriert werden.

9. Marketing von Leuchtturmprojekten

Feiern der Erfolge sollte zum fixen Bestandteil werden. Die Erfolge können und sollten intern und extern gefeiert werden, die Vorteile präsentiert werden, das Wir-Gefühl gesteigert werden.

Mit Mißerfolgen oder Scheitern muss man ebenso positiv umgehen … es sollte umgehend und mit positiven Spirit geprüft werden, wo die Probleme lagen, was besser gemacht werden kann und was im Kern eigentlich eine gute Idee war. Ein „… das habe ich gleich gewußt“ darf nicht zugelassen sein, da es nur den kreativen Schöpfungsprozess behindert, indem es Mitarbeiter, die Angst vor einer Blöse durch Scheitern haben, daran hindert gute Ideen zu verfolgen.

Wenn dieses Marketing richtig und mit dem Herzen betrieben wird, dann steigert sich nicht nur die Loyalität und Produktivität der Mitarbeiter, sondern ein weiterer Change wird fast schon von allein vorangetrieben. Denn sowohl Mitarbeiter als auch Kunden haben Lust darauf bekommen, weitere Potentiale zu heben.

10. Stay up-to-date

Wie eingangs schon erwähnt, handelt es sich bei der Digitalen Transformation nicht um eine einmalige Betrachtung, sondern es ist eine ständige Weiterentwicklung.

Erforderlich ist daher ein dauerhaft implementiertes Beobachten der Trends am Markt. Was tut sich, welche Innovationen gibt es, von denen das eigene Unternehmen profitieren kann, wo tauchen Mitbewerber auf, etc.

Mindestens genauso wichtig ist es auch, den Blick nach innen zu richten und eine stetige Potentialforschung zu betreiben. Dies kann umgesetzt werden durch das Analysieren der eigenen Prozesse, Feedback, Ideenwettbewerbe, ein Ohr an der Belegschaft zu haben, etc.

Fazit

Die Digitale Transformation kann auf den ersten Blick ein beängstigender Veränderungsprozess sein, in kleine und kurze Schritte aufgeteilt ist er allerdings auch für große Organisationen leicht zu durchlaufen.

Bleiben Sie agil, offen, up-to-date, kreativ und immer in Bewegung, dann sind Sie den Veränderungen am Markt immer einen Schritt voraus.

Sprechen wir über Ihre Erfahrungen, wir freuen uns über Ihre Nachricht!