Interim CIO oder CIO as a Service? Woran Sie erkennen, was Sie brauchen.

Die IT-Leitung ist weg, das Programm hängt, die Geschäftsführung will Antworten. In dieser Lage fällt oft der Satz: „Wir brauchen jemanden auf Zeit.“ Richtig. Aber „auf Zeit“ hat zwei sehr verschiedene Formen, und die falsche Wahl kostet entweder Geld oder Wirkung. Dieser Beitrag erklärt, worin sich Interim CIO und CIO as a Service unterscheiden, wie Sie die passende Form erkennen, wie ein Mandat aufgesetzt sein muss, damit es trägt, und welche Fragen Sie einem Kandidaten stellen sollten.

Zwei Modelle, zwei Logiken

Ein Interim CIO übernimmt die IT-Leitung befristet und in voller Präsenz. Er ist da, wenn es brennt: Vakanz nach einem Abgang, Neuaufstellung nach einem Sicherheitsvorfall, Führung durch einen Carve-out oder eine ERP-Einführung. Die Logik ist die eines Einsatzes: klarer Auftrag, klares Ende, hohe Intensität. Typische Dauer: sechs bis achtzehn Monate.

Ein CIO as a Service ist das Gegenteil davon: dauerhaft, aber in Teilzeit. Typisch sind ein bis zwei Tage pro Woche. Das Modell passt für Unternehmen, die erfahrene IT-Führung brauchen, aber nicht genug Führungsarbeit für eine Vollzeitstelle haben, und die vor allem keinen Grund sehen, diese Stelle jetzt zu schaffen. Die Logik ist die eines Mandats: Strategie, Budget, Dienstleister und Team werden kontinuierlich geführt, mit begrenztem, aber verlässlichem Zeitbudget.

Der Unterschied ist nicht die Qualifikation der Person, sondern die Art der Führungsarbeit, die ansteht. Ein Interim CIO verändert etwas. Ein CIO as a Service hält etwas auf Kurs und entwickelt es weiter.

Woran Sie erkennen, welches Modell Sie brauchen

Die Frage ist nicht „wie viel IT haben wir“, sondern „wie viel Führungsarbeit steht gerade an, und wie dringend“. Drei Prüfsteine, die sich in der Praxis bewährt haben:

• Gibt es einen Termin, der nicht wartet? Ein Cutover, ein auslaufender Übergangsvertrag mit dem alten Konzern, eine Prüfungsfeststellung mit Frist, ein Zertifizierungsaudit. Dann Interim: volle Präsenz, bis der Termin durch ist.
• Ist das Problem die Organisation oder die Lücke? Fehlt nur eine Person und das operative Team ist stabil, reicht häufig CIO as a Service. Muss die Organisation neu aufgestellt werden, weil Verantwortlichkeiten unklar sind, Dienstleister sich selbst steuern oder nach einem Vorfall das Vertrauen fehlt, braucht es Präsenz.
• Wie groß ist das Entscheidungsvolumen? Wer jede Woche Dienstleister steuern, Budgets freigeben und drei Projekte priorisieren muss, braucht jemanden, der jede Woche da ist. Wer das zweimal im Monat tut und dazwischen ein Team hat, das liefert, nicht.

Ein verlässlicher Indikator ist die Frage nach dem Vorgänger: Hatte das Unternehmen zuletzt einen Vollzeit-CIO, der ausgelastet war? Dann ist ein Teilzeitmodell selten die Antwort. Hatte es nie einen, sondern einen „IT-Leiter“, der zu siebzig Prozent operativ gearbeitet hat? Dann fehlt meist nicht Kapazität, sondern Führung, und die lässt sich in zwei Tagen pro Woche leisten, wenn das operative Fundament steht.

Wie ein Mandat aufgesetzt sein muss

Egal welche Form: Vier Dinge entscheiden darüber, ob Führung auf Zeit Wirkung hinterlässt oder nur Lücken füllt. Sie gehören in die Vereinbarung, bevor der erste Tag beginnt.

Ein Auftrag, der auf eine Seite passt. „Die IT stabilisieren“ ist kein Auftrag. „Den Dienstleistervertrag bis zum zweiten Quartal neu vergeben, das Berechtigungskonzept bereinigen, die Betriebsdokumentation aufbauen und einen Nachfolger einarbeiten“ ist einer. Mit einem Satz pro Ziel und einem Kriterium, an dem man erkennt, dass es erreicht ist. Wer den Auftrag nicht formulieren kann, sollte das Erstgespräch genau dafür nutzen.

Echte Befugnisse und eine klare Berichtslinie. Ein Interim CIO ohne Budgetverantwortung, ohne Weisungsrecht gegenüber dem Team und ohne Durchgriff auf Dienstleister ist ein teurer Berater. Wer Führung einkauft, muss Führung zulassen, inklusive der unbequemen Entscheidungen, die der Vorgänger aufgeschoben hat. Dazu gehört eine feste Berichtslinie an Geschäftsführung oder Vorstand und ein regelmäßiger Termin, in dem Entscheidungen fallen, nicht nur Berichte gehört werden.

Übergabe von Anfang an. Die Frage „Was passiert, wenn Sie gehen?“ gehört in die erste Woche, nicht in die letzte. Strukturen, Dokumentation, Entscheidungsregeln und Nachfolge sind Teil des Auftrags. Sonst beginnt nach dem Mandat die nächste Vakanz, und das Unternehmen hat für viel Geld nur Zeit gekauft.

Ein Ende, das definiert ist. Bei Interim das Datum oder das Ereignis, bei CIO as a Service eine Kündigungsfrist und ein jährlicher Punkt, an dem beide Seiten prüfen, ob das Modell noch passt. Mandate, die aus Bequemlichkeit weiterlaufen, sind für beide Seiten die schlechteste Variante.

Die ersten dreißig Tage

Ob jemand führen kann, zeigt sich in den ersten Wochen daran, was er nicht tut: keine neue Strategie, keine Reorganisation, keine Tool-Entscheidungen. Stattdessen drei Dinge.

1. 01
   Zuhören, mit System

   Gespräche mit jedem im Team, den wichtigsten Fachbereichen, dem Finanzchef und den drei größten Dienstleistern. Dieselben Fragen an alle: Was funktioniert, was nicht, was wurde zuletzt entschieden und nicht umgesetzt?

2. 02
   Die Lage in Zahlen

   Budget und Ist, laufende Verträge mit Laufzeiten und Kündigungsfristen, offene Projekte mit Stand und Risiko, bekannte Sicherheitslücken. Vier Listen, die am Ende des ersten Monats vollständig sind. Erfahrungsgemäß existiert mindestens eine davon vorher nicht.

3. 03
   Drei Entscheidungen, die sofort anstehen

   Meist ein Vertrag, der ausläuft, ein Projekt, das gestoppt oder gerettet werden muss, und eine Personalfrage. Diese drei werden in den ersten dreißig Tagen entschieden, nicht analysiert. Alles andere kommt in den Plan für die Monate zwei bis sechs.

Was es kostet, und was es spart

Interim-Führung ist pro Tag teurer als eine Festanstellung. Pro Ergebnis ist sie oft billiger. Der Vergleich, den ein Finanzchef aufstellen sollte, geht so: Eine unbesetzte IT-Leitung kostet nicht null, sondern verschobene Entscheidungen, Verträge, die zu alten Konditionen auslaufen, Projekte ohne Steuerung und ein Team, das sich selbst führt. Sechs Monate Suche plus sechs Monate Einarbeitung ergeben ein Jahr ohne Führung, in dem die Kosten unsichtbar bleiben, weil sie in keiner Rechnung stehen.

CIO as a Service rechnet sich über die Zeit, die man nicht bezahlt: keine Lohnnebenkosten, kein Recruiting, keine Bindung an eine Stelle, die in zwei Jahren anders aussehen muss. Zwei Tage pro Woche einer erfahrenen Führungskraft kosten im Jahr deutlich weniger als eine Vollzeitstelle derselben Qualifikation, und diese Qualifikation wäre für eine Teilzeitstelle am Arbeitsmarkt ohnehin kaum zu bekommen.

Ehrlicherweise gibt es auch die Gegenrechnung: Wenn das Mandat länger als achtzehn Monate in Vollzeit läuft, ist meist etwas schiefgegangen. Entweder war der Auftrag zu groß, oder die Übergabe wurde nicht ernst genommen. Dann wird aus Führung auf Zeit eine teure Dauerlösung.

Fünf Fragen an einen Kandidaten

• „Welches Mandat haben Sie abgebrochen, und warum?“ Wer noch nie eines abgebrochen hat, hat entweder wenig Mandate gehabt oder sagt nicht die Wahrheit. Die Antwort zeigt, wo die Person ihre Grenzen zieht.
• „Wie sah die Übergabe bei Ihrem letzten Mandat aus?“ Konkret: Wer hat übernommen, was lag auf dem Tisch, was ist seither passiert? Gute Interim-Führung hinterlässt eine Organisation, die ohne sie funktioniert.
• „Welche Entscheidung in Ihrem letzten Mandat war falsch?“ Führung auf Zeit bedeutet, schnell zu entscheiden. Wer dabei nie danebenliegt, entscheidet nicht schnell genug.
• „Wie gehen Sie mit dem Team um, das den Vorgänger geschätzt hat?“ Die Antwort unterscheidet Führungskräfte von Beratern.
• „Was brauchen Sie von uns in den ersten dreißig Tagen?“ Wer hier nichts verlangt, hat den Auftrag nicht verstanden.

Wann beides nicht passt

Manchmal liegt das Problem nicht in der IT, sondern eine Ebene darüber: Die Geschäftsführung selbst ist vakant, das Unternehmen steckt in einer Restrukturierung, oder die Nachfolge steht an. Dann braucht es kein IT-Mandat, sondern Führung auf Geschäftsführungsebene. Auch solche Mandate übernimmt DIGITALFEX auf Zeit. Und wenn ein Mandat zwei Köpfe braucht, etwa weil Restrukturierung und Tagesgeschäft gleichzeitig geführt werden müssen, gibt es dafür die Doppelspitze: zwei erfahrene Geschäftsführer in einem Mandat.

Der häufigste Fehler

Zu lange warten. Die meisten Anfragen kommen, wenn der Vorgänger schon weg ist und das erste Projekt gekippt. Wer die Lage drei Monate früher bespricht, hat Auswahl statt Notlösung. Ein Erstgespräch verpflichtet zu nichts, und es ist der günstigste Zeitpunkt, die richtige Form zu wählen.